Comment mieux vous organiser avec le post-it et le kanban personnel

Pierre Mongin présente dans ce livre, une méthode d’organisation simple et très efficace : le post-it et le kanban personnel.  Une méthode pratique et intuitive qui va ravir les déçus des systèmes compliqués.

Mieux s’organiser de Pierre Mongin

Pierre Mongin n’est pas un inconnu dans le petit monde des férus de l’organisation.  Pionnier du mindmapping (ou carte mentale) en France, il est aussi l’auteur ou le co-auteur d’une douzaine de livres – dont le classique Organisez vos idées avec le mindmapping dont la troisième édition sort ces jours-ci.

Dans son dernier livre, Mieux s’organiser, La stratégie du Post-it et du kanban personnel, il propose une méthode d’organisation originale qui revient au bon vieux tableau manuel.  Mais, comme d’habitude chez Pierre Mongin, le livre offre plus que ce que le titre promet.

Cette méthode que Pierre Mongin nous propose quitte le monde des geeks et des applications numériques pour en revenir à des méthodes manuelles.

Ce n’est pas une question de technophobie : l’auteur n’est pas un de ces luddites qui au 19e siècle brisaient les machines industrielles au nom de la préservation du travail manuel.

Lutter contre l’infobésité et regagner la maîtrise de son agenda

Pierre Mongin part d’un constat : l’infobésité, cette omniprésence de l’information en quantités ingérables nous submerge comme une lame de fond et nous sommes noyés.  Nous n’arrivons plus à distinguer l’urgent de l’important.  Nous n’arrivons plus à maîtriser notre temps.  Nous n’avons plus de vue d’ensemble de nos tâches et projets…

Et les outils numériques, loin de nous libérer de ces excès, nous y plongent encore plus profondément : qui n’a pas plusieurs centaines de mails non-lus de nos jours ?  Qui n’a pas frémi devant une date butoir qui s’approche dangereusement ?  Qui n’a jamais eu envie de s’enfouir sous l’édredon pour échapper au stress induit par notre vie trépidante ?

Pierre Mongin, en praticien chevronné du mindmapping et de la pensée visuelle, sait à quel point notre mémoire et notre perception de notre environnement sont liés à nos sens.  Et l’utilisation du Post-it renvoie à nos sensations : plus exactement à la vue et au toucher.

Le papier du Post-it, contrairement à l’écran de nos PC, exige qu’on le manipule : qu’on le détache de son carnet, qu’on y griffonne ou dessine le message et qu’on se déplace pour le coller sur la surface adéquate.

Tout cela sollicite les mémoires visuelle et kynétique de façon bien plus profonde que d’enfoncer les touches d’un clavier, fut-il le clavier virtuel d’un iPad ou d’une tablette Android.

Le tableau du kanban, avec ses Post-it classés en catégories, nous offre une visualisation d’ensemble de nos tâches en un coup d’oeil.

Le kanban : un tableau pour visualiser l’ensemble de nos tâches

La méthode s’inspire du Kanban introduit par Toyota pour assurer la gestion autonome d’équipes de travail.  Ces équipes s’échangeaient constamment des fiches sur l’état d’avancement de leurs tâches afin de permettre un travail en flux tendu.

C’est le même principe qui s’applique ici pour les tâches personnelles.  Voici un exemple de kanban personnel que j’ai établi pour les étudiants qui suivent mes formations pour étudiants, depuis l’école primaire jusqu’à l’université :

Kanban d’étudiant

Le kanban personnel de l’étudiant comporte trois colonnes :

1. A faire : toutes les tâches qui n’ont pas encore été commencées et qui doivent être réalisées
2. En cours : les tâches qui ont été commencées
3. Terminé : les tâches terminées

C’est simple et c’est pour ça que c’est efficace !

L’idéal est de réduire au maximum les tâches de la colonne du centre.   Parce que, rappelez-vous les conseils de David Allen et sa méthode GTD, ce qui nous stresse, ce sont toutes les tâches non-terminées qui s’accumulent et nous angoissent.

Je rencontre des gens paralysés par le nombre de choses en cours qui les dépassent.   Je connais des personnes qui pleurent quasiment tous les soirs parce qu’elles n’y arrivent plus.

Leur point commun ?

Un nombre élevé de tâches acceptées (ah, pouvoir dire non !), entamées et jamais terminées.  Avec la sensation humiliante, dégradante, que tout vous échappe, que vous n’avez plus le contrôle sur rien.

L’élégance de ce système réside dans sa simplicité et sa capacité à nous renvoyer un feedback permanent sur nous-même et où nous en sommes dans nos tâches.

On maîtrise réellement son agenda lorsque les tâches en cours se réduisent à une ou deux.  Une ou deux tâches sur lesquelles nous concentrons toute notre attention et notre énergie.  Une tâche ou deux qui vont bientôt se retrouver dans la colonne « Terminé » pour ajouter à notre satisfaction, à la fierté du travail accompli.

Les 4 C : Choix, Challenge, Contrôle et Collaboration

L’immense avantage du kanban et du Post-it, c’est qu’ils nous rendent les 4 C (mindmap réalisée avec mindmeister) :

Mindmap des 4C

Les 4 C sont des éléments essentiels de notre vie :

1. le Choix : c’est un espace de manoeuvre défini par moi (pour mes tâches personnelles) par ma famille ou par ma hiérarchie
2. le Challenge : pouvoir se donner des défis ni trop simples ni trop compliqués (dans l’esprit des objectifs SMAART)
3. le Contrôle : il s’agit de reprendre le contrôle des tâches selon leur importance
4. la Collaboration : savoir à tout moment où nous en sommes nous permet aussi de mieux travailler avec les autres

Un tableau Kanban adaptable selon les cas : manager, GTD, etc.

Le kanban peut être personnalisé et adapté à chaque situation.  Mais l’essentiel est de lui conserver sa simplicité.

Il peut être adapté pour un manager et comporter une colonne délégation :

Kanban avec délégation

La colonne « A suivre (Tâches déléguées) permet de voir rapidement quelles sont les tâches qui ont été confiées à d’autres : une bonne façon de ne pas les perdre de vue (dans tous les sens du terme) et d’en assurer un suivi efficace.

 Pour les amateurs de la méthode Getting Things Done (ou GTD), on peut évidemment ajouter une colonne « un jour peut-être ».

On peut aussi ajouter une colonne ou une ligne sous les colonnes pour des notes dont on veut se souvenir, mais qui ne sont pas directement liées à une tâche.

Et comme je le disais, le livre tient beaucoup plus que ce que le titre contient : Pierre Mongin évoque aussi d’autres outils qui peuvent être combinés avec le kanban : cartes mentales d’organisation de projets, l’anlyse de projets selon la méthode Pestel,  etc.

Une lecture que je vous recommande sans réserve !

Pierre Mongin, Mieux s’organiser : La stratégie du Post-it et du kanban personnel, Paris, Interéditions, 2013, 236 p.

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